Guideline

Commitment

Assume responsibility for yourself and any commitments that you make to the working group. If you no longer have time to commit to the working group, then you should resign your position on the committee for someone else.

Verpflichtung

Übernehme die Verantwortung für Dich und alle Verpflichtungen, die Du gegenüber der Arbeitsgruppe eingehst. Wenn Du keine Zeit mehr habst, Dich für die Arbeitsgruppe zu engagieren, solltest Du Deine Position im Gremium für eine andere Person niederlegen.

Meetings

An inadequate or insufficiently prepared meeting usually becomes a poorly managed meeting. Conducting meetings efficiently means:

  • announce clear goals and expectations
  • actively participate in the discussion
  • listen and summarize
  • find consensus

Follow-up is as important as preparation (before the meeting is after the meeting)

Sitzungen

Eine ungenügende oder nicht ausreichend vorbereitete Sitzung wird meistens eine schlecht geführte Sitzung. Effizient Sitzungen leiten heißt:

  • klare Ziele und Erwartungen bekanntgeben
  • aktiv mitdiskutieren
  • zuhören und zusammenfassen
  • Konsens finden

Die Nachbereitung ist ebenso wichtig wie die Vorbereitung (vor der Sitzung ist nach der Sitzung)

Meeting Ground Rules

  1. Submit topics one calendar week beforehand.
  2. We start the meeting on time!
  3. All participants are prepared with their contributions – visualize if possible.
  4. Start with a “weather report” at the beginning of the meeting:
    • personal well-being
    • important messages
    • problems in the 22er community
    • and then set goals for the meeting.
  5. Be open for something new.
  6. Only one person speaks.
  7. On-site protocol (record results at once).
  8. In confidence remains in the group.
  9. Everyone is responsible for the result / atmosphere.
  10. Finally, a summary and perspective.

Sitzung Grundregeln

  1. Themen eine Kalenderwoche zuvor zu Übersenden.
  2. Wir beginnen das Meeting pünktlich!
  3. Alle Teilnehmer sind vorbereitet mit ihren Beiträgen – möglichst visualisieren.
  4. Zu Beginn „Wetterbericht“ aufnehmen:
    • persönliches Befinden
    • wichtige Mitteilungen
    • Probleme in der 22er Comunity
    • und dann Ziele des Meetings festlegen.
  5. Offen sein für Neues.
  6. Nur eine Person spricht.
  7. Protokoll vor Ort (Ergebnisse sofort festhalten).
  8. Vertrauliches bleibt in der Gruppe.
  9. Jeder Einzelne ist für das Ergebnis / die Atmosphäre mitverantwortlich.
  10. Abschließend eine Zusammenfassung und Ausblick.

Communication Rules

  1. Give short and clear statements (keep the track, not too much details)
  2. Stay on topic
  3. Listen (asking is part of it!)
  4. Speak specifically („name the situation by name“)
  5. Have the courage to disclose your own way of thinking
  6. Respect opinions (ironic comments / derogatory „looks“ are taboo)
  7. Participate actively
  8. Give feedback immediately:
    • Feedback rule:
      1. Name what is not good.
      2. Speak out how I would like to have it instead.
  9. Clearly express expectations / goals
  10. Take your time

Kommunikationsregeln

  1. Kurze und klare Statements geben (Überblick behalten, nicht zu viel Details)
  2. Beim Thema bleiben
  3. Zuhören (nachfragen gehört dazu!)
  4. Konkret sprechen („die Sachlage beim Namen nennen“)
  5. Mut haben, um eigene Denkweisen offenzulegen
  6. Meinungen respektieren (ironische Bemerkungen / abwertende „Blicke“ sind tabu)
  7. Aktiv teilnehmen
  8. Sofort Feedback geben:
    • Feedback Regel:
      1. Was nicht gut ist benennen.
      2. Wie ich es stattdessen haben möchte aussprechen.
  9. Erwartungen / Ziele klar aussprechen
  10. Sich Zeit nehmen

Conflict Resolution

  1. Put new conflicts on the table at once, discuss old conflicts (if necessary) outside the team
  2. Positive attitude (conflict as an opportunity for something new)
  3. Clarify viewpoints (briefly describe the conflict)
  4. Focus on the solution rather than the problem (or culprit)
  5. Remain factual (task-related)
  6. Will to consensus (willingness to compromise)
  7. Admit mistakes
  8. Ask if anything is unclear (make no assumptions)
  9. Fairness (no politics / no „games“)
  10. Common goal as the basis for finding solutions

Konfliktbewältigung

  1. Neue Konflikte sofort auf den Tisch bringen, alte Konflikte (wenn nötig) außerhalb des Teams besprechen
  2. Positive Einstellung (Konflikt als Chance für Neues)
  3. Standpunkte klären (Konflikt kurz beschreiben)
  4. Fokus auf die Lösung statt auf das Problem (oder Schuldigen)
  5. Sachlich bleiben (aufgabenbezogen)
  6. Wille zum Konsens (Kompromissbereitschaft)
  7. Fehler zugeben
  8. Bei Unklarheiten nachfragen (keine Annahmen treffen)
  9. Fairness (keine Politik / keine „Spielchen“)
  10. Gemeinsames Ziel als Basis bei der Lösungssuche

Consensus = win‐win

  1. State decision criteria
  2. Consult experts if necessary
  3. Document decisions
  4. Team decisions must be borne by everyone
  5. Decide democratically
  6. Only decide in a team if the whole team has to have a say
  7. Visualize arguments (advantages or chances / disadvantages or dangers)
  8. Question goals / assumptions
  9. Do not ignore objections (disadvantages or dangers), but check them
  10. Do not put pressure on individuals

Konsens = win‐win

  1. Entscheidungskriterien darlegen
  2. Bei Bedarf Experten zuziehen
  3. Entscheide dokumentieren
  4. Team-Entscheide müssen von allen getragen werden
  5. Demokratisch entscheiden
  6. Nur im Team entscheiden, wenn das ganze Team mitbestimmen muss
  7. Argumente visualisieren (Vorteile bzw. Chancen / Nachteile bzw. Gefahren)
  8. Ziele / Annahmen hinterfragen
  9. Einwände (Nachteile bzw. Gefahren) nicht übergehen, sondern prüfen
  10. Keinen Druck auf Einzelne ausüben